Boxy pro ukládání dokumentů a papírů

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-02-26 04:37

Pořadí v dokumentech je důležité pro optimální a rychlé pracovní výsledky. To vám umožní rychle najít potřebné papíry a chránit je před vlivem vnějších faktorů. Abyste zajistili systematizaci a bezpečnost dokumentů, musíte vědět, jak je správně archivovat a jaké prostředky jsou k tomu potřeba.

Archivace dokumentů

Jakoukoli sféru lidského života od narození do posledního dne provází papírování. Mohou mít různou důležitost, hodnotu, dobu skladování. Ale skutečnost, že většinu z nich je nutné po určitou dobu udržovat v patřičném stavu, je fakt. Abyste si zajistili úsporu papírů na dlouhou dobu, používejte boxy pro ukládání dokumentů. Dnes je lze volně zakoupit nebo vyrobit ručně.

Relevance skladování papíru

Vždy je potřeba ukládat originály a kopie.

• Malý, střední avelké podniky, ve vládních agenturách je archivace zákonným požadavkem.
• V kanceláři, zejména v HR, účetních, obchodních společnostech, to umožňuje optimalizovat pracovní proces, uvolnit pracovní prostor a zajistit kontinuitu funkcí pro nové i stávající zaměstnance.
• Doma to zajišťuje pořádek a schopnost najít potřebné papíry ve správný čas, včetně nouzových okolností.

Příslušenství pro archivaci

K úspoře papíru se nejčastěji používají schránky na dokumenty. Dnes jsou k nim přířezy volně prodejné. Zpravidla se poskytují pro papíry A4. Ale jsou i jiné velikosti. Někteří výrobci nabízejí spotřebitelům speciální papírové krabice, ve kterých lze uložit několik krabic papírů. Prodávají se nesmontované a jednoduchý návod usnadní každému kupujícímu jejich sestavení. Použití takových krabic vám umožní zbavit se nepotřebných obchodních dokumentů a v případě potřeby rychle najít ten správný dokument. Správně zvolený formát krabice umožňuje optimálně vyřešit otázku místa a ušetřit cenné materiály po dlouhou dobu. A jasné strukturování originálů a kopií občas zvyšuje rychlost úkolů zaměstnanců.

Úspora papírování v kanceláři

Kartonové krabice jsou nejlepší volbou pro ochranu papírů před živly na pracovišti.úložiště dokumentů. Pro jejich použití je nutné materiály rozdělit do skupin podle předmětu a shromažďovat je buď hromadně, nebo v samostatných souborech, případně ve složkách, složkách či jiných typech. A pak vyzvedněte krabice v souladu s požadovanými rozměry. Jsou levné, takže si můžete koupit množství, které potřebujete. Boxy se vyznačují prostorností, odolností a šetrností k životnímu prostředí. Otvory pro ruce usnadňují zvedání a přenášení, zatímco víko (sklopné nebo odnímatelné) chrání před prachem. Vně na kartonu můžete podepsat typ dokumentů. Kancelářské úložné boxy se zpravidla prodávají nesmontované s tištěným grafickým návodem, takže je lze snadno sestavit a rozložit a v případě potřeby skrýt na odlehlém místě.

Doručení dokumentů pro dlouhodobé úspory

Bez archivace dokumentů se neobejde ani jedna vládní agentura nebo soukromá společnost, která podniká seriózně. Správní, daňová, personální, účetní a jiná dokumentace má odlišnou dobu uložení, kterou upravuje seznam č. 578. Jedná se o povinný postup, který často zajišťuje dosti dlouhou dobu spoření (až 75 let). V tomto případě jsou všechny papíry vytříděny, uloženy do krabic a předány do prostor k tomu určených. Na krabice jsou v tomto případě kladeny zvláštní požadavky: musí být vyrobeny z odolné lepenky (v ideálním případě, pokud splňují požadavek GOST, pak mají takéobdobné jako v uvedené záruční době). V tomto případě je lepší použít archivní krabice pro ukládání dokumentů a kartonové krabice. Ty jsou schránkou pro několik kontejnerů na papíry. Mají šňůrky, protože jsou určeny k dlouhodobému skladování.

Pro pohodlí si také můžete vyzvednout krabice pro vertikální i horizontální skladování materiálů. Je třeba také vzít v úvahu, že existují soukromé podniky, které jsou připraveny vyrobit kontejnery na papíry podle rozměrů zadaných zákazníkem.

Domovský archiv

Každý dospělý by si měl dělat starosti s uchováváním důležitých dokumentů ve zdech svého domova. Ostatně velmi často musíte dokládat doklady potvrzující vaši totožnost, vzdělání, vlastnictví nemovitosti apod. Abyste se vyhnuli zbytečným finančním výdajům a mohli uplatnit svá práva, musíte uchovávat záruční listy domácích spotřebičů, manuály k jejímu provoz, nákupní doklady. Dokumenty mohou být naléhavě potřeba v případě nouze: v případě náhlého odjezdu, požáru, přírodní katastrofy, evakuace obyvatelstva…

Originály a kopie cenných papírů musí být na jednom místě, skryté před zvědavýma očima, roztříděné a chráněné před vnějšími faktory. Je dobré, když je pro tyto účely doma připravena schránka na ukládání dokumentů. Lze jej zakoupit, vyrobit zakoupením kartonového polotovaru v obchodě za malou cenu, nebo si můžete přizpůsobit jakoukoli nepotřebnou krabici. Pokud není archivovánoriginálů, bude zajištěno jejich bolestné hledání a restaurování v případě ztráty si vyžádá spoustu času, financí a hlavně nervů.

Organizace domácích hodnot

Abyste si mohli zakoupit krabice na ukládání papírů a dokumentů nebo si je vyrobit sami, musíte všechny materiály rozebrat a roztřídit do skupin, například:

• osobní doklady;
• papíry ukazující vlastnictví;
• úvěrové smlouvy, platby za transakce;
• papíry o zdravotním stavu rodinných příslušníků, absolvovaných vyšetřeních, posudcích lékařů;
• materiály potvrzující platbu za zboží, záruční listy atd.

Je nutné vzít v úvahu dobu platnosti cenných papírů, protože některé z nich nemusí být v době analýzy relevantní.

Tipy pro distribuci materiálu

Velikost originálů a kopií se může lišit, takže kartotéky lze vyrobit tak, aby odpovídaly. V tomto případě lze originály třídit:

• v pořadí důležitosti;
• podle velikosti;
• podle období platnosti;
• podle typu (práce, domov…);
• na akcích.

Taková systemizace ušetří čas hledáním správných papírů a ochrání je před dětmi, cizími lidmi a vnějšími faktory.

Urob si sám úložné boxy

Hlavní rozdíl mezi rodinnými a kancelářskými materiály je jejich velikost: v prácito je obvykle A4, zatímco doma je papír velmi odlišný. Krabice pro ukládání dokumentů si proto můžete vyrobit vlastníma rukama. Existuje několik možností:

1. Přířez si můžete koupit v jakémkoli oddělení pro domácnost supermarketu a podle pokynů jej sestavit.
2. Pokud potřebujete krabici malých rozměrů, musíte vzít výkresy, stáhnout je, přenést na karton a slepit. Pokud zadané rozměry uživateli nevyhovují, můžete výkres přenést na papír a přitom několikrát zmenšit rozměry obrobku.
3. Nejjednodušší možností je vzít jakoukoli krabici, kterou nepotřebujete, a uložit ji do úložiště pro originály.
4. Vyrobte si podle vlastního nákresu. Chcete-li například vyrobit krabici na osobní doklady (pasy, rodné listy, práva, diplomy o vzdělání), musíte si vzít 2 listy silného papíru (karton), z každého vystřihnout čtverec požadované velikosti, přidejte dalších 1,5 cm k jednomu (pro víko). Poté přeložte každý list na polovinu a podél různých úhlopříček. Celkem by měly být 3 řádky. Dále by měly být rohy ohnuty do středu a každá strana by měla být složena tak, aby její okraj procházel středem listu. Posledním krokem je sestavení papírové krabice podél stávajících linek a přilepení stran.

Zároveň lze každou takovou krabici ozdobit tak, aby ladila s barvou interiéru pomocí barevného papíru, lepidla, nůžek. Naplněné "trezory" by měly být chráněny před přímým slunečním zářením, vlhkostí a dětmi.

Dokumenty jsou společníky lidského života. Jejich bezpečnost zajistíte pomocí schránek na ukládání dokumentů v archivu, a pokud to finanční situace neumožňuje, pak si je můžete zkonstruovat sami pomocí improvizovaných materiálů. A pak je zajištěna klidná atmosféra v práci i doma.